Qualitätsmanagement Handbuch Aufbau: So bauen Sie es richtig auf.

Nutzen Sie unser kostenloses Qualitätsmanagement Handbuch als zentralen Einstiegspunkt in Ihr Qualitätsmanagement.

Qualitätsmanagement Handbuch Aufbau: So lernen Sie Ihr QM-system am Schnellsten kennen

Einer unserer meistgelesenen Beiträge ist „Das Qualitätsmanagement Handbuch – Ihre Richtlinie zum Erfolg.“ Und das, so finden wir, aus gutem Grund. Das Qualitätsmanagement Handbuch dient als Basis für den Aufbau eines eigenen QM-Systems. Es stellt im Ranking der Qualitätsmanagementdokumentationen das oberste Dokument dar. Ergänzend folgen Verfahrensanweisungen und daraus resultierend die restlichen Schriftstücke wie beispielsweise Prüfanleitungen oder Arbeitsanweisungen.

Obwohl die ISO 9001 die Erstellung eines Qualitätsmanagement Handbuch seit geraumer Zeit nicht mehr fordert, vertreten wir den Standpunkt, dass Sie sich ohne dieses Dokument die Arbeit unnötig schwer machen. Denn hier stellt sich uns sofort die Frage:

Warum macht es Sinn zu dokumentieren?

Qualitätsmanagement Handbuch Aufbau: Beispiele aus unserem Büroalltag

Weil …

• unsere neue Kollegin Laura aktuell im Rahmen ihrer Einarbeitung sich an dem Handbuch orientiert und schneller Sicherheit im Büroalltag erlangt
• alle Mitarbeiter nun das Prozedere der Entkalkung und Reinigung der Kaffeemaschine durch das Handbuch kennen und wir Reparaturkosten sparen
• wir arbeiten von Kollegen in gleicher Qualität leisten können, wenn diese krank oder im Urlaub sind, und somit die Kundenzufriedenheit sicherstellen

Wie dokumentieren Sie in Ihrem Qualitätsmanagementsystem ?

 Wir haben uns schlau gemacht und über das Portal für Qualitätsmanagement QZ-online.de herausgefunden, dass es die papiernen Qualitätsmanagement Handbücher nach wie vor gibt. Jeder 9. Teilnehmer der Umfrage hat es noch in Papierform vorliegen, das Gros der Befragten setzt inzwischen auf die digitale Qualitätsmanagement Dokumentation.

Wofür auch immer Sie sich entscheiden, unsere klare Empfehlung ist: Führen Sie es!

„Es gibt Berge, über die man hinüber muss, sonst geht der Weg nicht weiter.“

Ludwig Thoma

Da uns dieses Thema besonders am Herzen liegt, haben wir uns entschlossen, unseren Beitrag nochmals um einige Fakten zu ergänzen. Wir möchten heute damit beginnen darzustellen, wie ein Qualitätsmanagement Handbuch aufgebaut sein kann.

QM-Handbuch – Aufbau leicht gemacht

Wir haben zu Beginn dieses Beitrags die ISO 9001 angesprochen. Hier gab es feste Regeln und Standards, die einzuhalten waren, damit der Aufbau der geforderten Norm entspricht. Aufgrund der Änderung der ISO 9001, die keine Erstellung eines Qualitätsmanagement Handbuch mehr fordert, gibt es keine Bestimmungen hinsichtlich der Gestaltung der Qualitätsmanagementdokumentation. Eine Anlehnung an die Struktur der Norm ist jedoch möglich und empfehlenswert. Aufgrunddessen halten wir uns , bei der Darstellung des Qualitätsmanagement Handbuchs an den Begrifflichkeiten der Norm.

Nun aber genug der Theorie, kommen wir jetzt zu einem möglichen Muster für den Qualitätsmanagement Handbuch Aufbau:

1. Deckblatt

Hier werden die relevanten Informationen zum Unternehmen aufgeführt wie z.B. die Firmenbezeichnung, Adress- und Kontaktdaten oder wer sich für das Qualitätsmanagement verantwortlich zeichnet. Wichtig ist für uns, dass erkennbar ist, wann die aktuellste Bearbeitung erfolgt ist.

2. Inhaltsverzeichnis

Sie gliedern die Themen, die Ihr Qualitätsmanagement Handbuch beinhaltet nach Ihrer ganz eigenen Priorität für Ihren Unternehmensalltag.

3. Führungsprozesse

Darunter fallen beispielsweise die Beschreibung der Qualitätspolitik, die Unternehmensleitlinien, Zielvereinbarungen und Planungen. Ebenfalls können diesem Kapitel auch das Organigramm des Unternehmens und Dokumentationen für den Informationsaustausch, sprich Besprechungen oder Kommunikationskanäle beigefügt werden.

4. Unterstützende Führungsprozesse

In diesem Kapitel dokumentieren Sie das Projektmanagement. Hierbei berücksichtigen Sie die Dokumentation von internen Audits und der Managementbewertung. Sie beschreiben Ihr Dokumentenmanagement einschließlich der Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems. Auch die Beschreibung, wie Sie mit Ihren Aufzeichnungen verfahren ist hier am richtigen Platz. Weiterhin erfolgt an dieser Stelle die Bereitstellung Ihrer Lieferantenbewertungen sowie die Beschreibung, wie Sie mit Korrektur-/Verbesserungsmaßnahmen umgehen und wie in Ihrem Fall die Vorbeugungsmaßnahmen aussehen.

5. Kernprozesse

Auf den Punkt gebracht umfasst dieses Kapitel alle Ihre relevanten Prozessbeschreibungen. Diese können die Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen sein, die Dokumentation von Arbeitsvorbereitungen oder beispielsweise von Seminardurchführungen. Selbst simple Tätigkeiten wie Ihre Kaffeemaschine zum Wochenende gründlich gereinigt wird gehört hier hinein – wenn Sie es zur Stärkung eines reibungslosen Ablaufs für wichtig erachten.

6. Unterstützende Prozesse

Auf welche Art und Weise und wo beschaffen Sie Ihr Produktionsmaterial oder auch Ihr Büromaterial? Welche Marketingmaßnahmen werden ergriffen, um an Ihre Kundengruppen heranzutreten? Dokumentieren Sie Ihre Kundenbefragungen und wie ermitteln Sie damit die Kundenzufriedenheit? Das sind beispielsweise unterstützende Prozesse, die in keinem Qualitätsmanagement Handbuch fehlen dürfen.

7. Abkürzungsverzeichnis und Begriffserläuterungen

Erläutern Sie Abkürzungen und Begriffe als Lesehilfen, um sich und anderen die Arbeit mit dem Qualitätsmanagement zu erleichtern.

8. Anhang

Hier fügen Sie beispielhafte Dokumente und Aufzeichnungen von einzelnen Prozessen an. Das können sowohl Reservierungs- oder Telefonlisten sein, aber auch ausgefüllte Listen mit Prüfergebnissen oder Protokolle.

Ziel und Zweck eines QM-Handbuchs

Sie merken es schon: Schwierig ist es nicht, es erfordert allerdings etwas Zeitaufwand. Bei guter Planung kein Problem, denn Zeit- und Selbstmanagement ist auch hier das A und O.

Gern lassen wir Sie an unserem Erfahrungsschatz teilhaben.

Unser Ansinnen ist es, Sie Schritt für Schritt auf Ihrem Wege zu einem effektiven und lebendigen Qualitätsmanagement zu begleiten. Und damit hören wir an dieser Stelle nicht auf. In unserem kommenden Beitrag stellen wir Ihnen ein Muster eines Qualitätsmanagement Handbuches vor.

Dranbleiben lohnt sich also in jedem Fall …

 

BELIEBTE FRAGEN ZUM THEMA (FAQ):

 

Was muss in einem QM Handbuch stehen?

Folgende Themen bzw. Inhalte sind die Basis:

• Inhaltsverzeichnis
• Vorwort: im Idealfall durch die Geschäftsführung und mit Hinweisen zur bestehenden Qualitätspolitik und den Qualitätszielen
• Info’s zum Leitbild und der Firmenphilosophie
• Prozessbeschreibungen wie zu den Arbeitsabläufe, Standards, Prozessen, Verantwortlichkeiten (das Kernstück des ganzen QM-Handbuchs)
• Abkürzungsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis kann beliebig und je nach den Anforderungen im Unternehmen ergänzt werden.

Welche Aufgaben hat das Qualitätsmanagementhandbuch?

Das Qualitätsmanagementhandbuch (QM-Handbuch) hat die Aufgabe alle Mitarbeitenden im Unternehmen über die bestehende Qualitätspolitik und die damit zusammenhängenden Ziele zu informieren. Darüber hinaus werden in dem QM-Handbuch alle entscheidenden Prozesse, Aufgaben und Strukturen im Unternehmensalltag beschrieben, sodass diese im Idealfall für Klarheit und Orientierung und somit Sicherheit für alle Beteiligten im Arbeitsalltag sorgen.

Ist ein QM Handbuch Pflicht?

Mittlerweile ist ein QM-Handbuch kein Pflichtbestandteil mehr, um die ISO 9001 erfolgreich abschließen zu können. Aus unserer Sicht ist es allerdings sinnvoll, dass QM-Handbuch als zentrales Instrument zu nutzen, um alle gesammelten Informationen zum unternehmensübergreifenden Qualitätsmanagement zur Verfügung zu stellen bzw. abrufen zu können.

Was ist ein Quality Management System?

Ein Quality Management System ist eine Methode bzw. ein Instrument die festgeschriebene Qualitätspolitik und die damit einhergehenden Ziele im Unternehmen umzusetzen und diesen Prozess zu steuern. Oftmals sind die Unternehmensziele und die Ausrichtung eng mit dem Qualitätsmanagementsystem und dessen Zielen verbunden.